企业标准体系如何发布、实施与评价?
1.企业标准体系以何形式发布?
答:企业完成标准体系文件编制后,应由最高管理者签批发布令。为了确保企业标准体系的实施运行,有的企业还像其他管理体系那样,由企业最高管理者任命一位负责人作为企业标准体系的管理者代表,具体抓企业标准体系在贯彻执行中的日常工作。企业标准体系发布令的发布,标志着企业标准体系开始进入试运行。在对企业标准化良好行为进行确认时,因为需要了解企业标准体系开始运行的时间,因而,企业标准体系运行发布令要放在《企业标准化良好行为确认申报材料》中。企业标准体系运行发布令可以如下形式发布:
发布令
本公司根据GB/T 15496—2003《企业标准体系 要求》、GB/T 15497—2003《企业标准体系 技术标准体系》、GB/T 15498—2003《企业标准体系 管理标准和工作标准体系》、GB/T 19273—2003《企业标准体系 评价与改进》的要求,已建立了以技术标准为主体,包括管理标准和工作标准的企业标准体系。本体系是企业必须遵循的准则,现予发布,并自 年 月 日起正式实行。要求公司各部门认真贯彻执行。
总经理(签字):
年 月 日
2.发布令发布后主要做什么工作?
答:发布令一经发布,意味着企业标准体系开始试运行,此时要做的主要工作是进行培训,以培训促进标准体系的有效实施。企业标准体系的文件不管如何发动群众参与编制,毕竟都是少数人编写的,要成为大家的行动,为大家所贯彻执行,就必须交给大家,通过组织培训和宣讲,让大家掌握。培训的内容主要两方面,一是整个企业的标准体系的主要内容,二是具体工作岗位所要执行的标准。
宣讲标准体系文件后可以适时组织一次应知应会的检查。应知应会的检查可以有以下内容:
1) 什么是标准化良好行为企业?
2) 我厂的标准化机构是在哪个部门,分管领导是哪位?
3) 我厂的标准化目标是什么,今年标准化工作有哪几项任务?
4) 我厂要达到什么级别标准化良好行为企业的确认?
5) 你部门的兼职标准化人员是谁?
6) 企业标准体系表内包括哪三类标准?
7) 我厂一共有多少项技术标准,多少项管理标准,多少项工作标准?
8) 你的工作岗位执行的是什么工作标准?
9) 如果你想了解某一项标准,你在哪里可以找到?
10) 你应执行哪些记录?
有些标准在实施前还要做好技术准备和设备、物资等条件的准备。
3.在标准体系试运行中,如何做好标准的实施?
答:制定标准是为了实施标准,标准只有通过认真实施,才能在企业的生产、经营和管理上产生预期的效果,所以,要确保企业标准体系建立起来后得到认真的实施。实施标准应做到:
1) 标准体系内的所有标准都必须执行;
2) 按标准要求建立规范的记录并保存记录;
3) 对标准实施中发现的问题要及时纠正,采取纠正措施,对可能发生的问题应采取预防措施;
4) 建立标准实施的监督检查制度。
4.标准实施应建立什么监督检查制度?
答:为了确保标准得到实施,应建立监督检查制度,这个监督检查制度应在标准化管理手册中加以规定,包括检查的内容、要求、方式、处理和对企业标准体系的评价和改进等内容,使监督检查工作制度化和规范化。检查的内容应是所有标准体系内的标准,检查的组织形式或以根据企业的实际情况分工负责,如技术职能部门负责检查技术标准的实施,管理部门负责管理标准的检查,工作标准一般由人力资源管理部和各部门负责。有检查中要做好记录。
自我评价是实施监督检查的一种重要方式,是对企业标准体系运行情况进行一次全面的检查,同时又是标准化良好行为创建活动的必要程序。因此,有关文件规定,企业标准体系试运行3个月后,要认真组织一次自我评价活动。
5.企业为什么要进行自我评价?
答:企业对标准体系进行自我评价,其作用主要有两条,一是通过评价,使企业对标准体系的适宜性、充分性、有效性有客观的估计和清醒的认识,二是通过评价,发现问题,检查不足,发现不合格项和不符合项,在此基础上制定改进措施和预防措施,促进标准体系的进一步完善。
6.自我评价只搞一次或是要多次?
答:在创建标准化良好行为企业中,在企业标准体系试运行3个月后要由企业进行一次自我评价,这是创建标准化良好行为企业的必要程序,但企业对标准体系的自我评价并非只搞这一次。自我评价是企业对标准体系进行持续改进的有效办法,在进行首次自我评价,企业成为标准化良好行为企业之后,企业应建立自我评价制度,一般应每年进行一次自我评价,实际上也就是进行不断的总结检查,以不断地进行持续改进。
7.企业首次自我评价应具备什么条件?
答:企业标准体系的首次自我评价,应具备以下条件:
1) 企业已按生产、经营、管理需要,建立了企业标准体系,并由最高管理者或其授权的代表批准发布。
2) 企业标准体系在生产、经营、管理中已实施3个月以上。
3) 企业已建立了标准化管理网络,设置了标准化机构,配备了专职(或兼职)的标准化人员,明确了各级和各部门人员的标准化职责。
4) 经过标准体系的培训,相关标准化管理机构和人员明确了企业标准化方针目标及职责、权限;相关部门和人员明确了自己的标准化任务;最高管理者及管理层熟悉国家有关标准化方针、政策及法律法规和企业标准体系的有关要求,明确自己的标准化职责。
5) 组建了由最高管理者或其代表领导的企业标准体系自我评价组,并选择、培训了一批有能力承担企业标准体系评价 标准化骨干。
6) 制定了企业标准体系自我评价方案和评价计划,并经最高管理者或其代表正式批准,明确提供自我评价过程所必需的资源。
8.自我评价的范围是什么?
答:建立企业标准体系后的首次自我评价,应对标准体系所覆盖的企业生产、经营、管理活动进行全面评价。内容主要有三方面:一是评价企业所建立和实施的标准体系的适用性、充分性和有效性,是否满足企业生产、经营和管理的需要;二是已经建立的企业标准体系是否符合《企业标准体系》系列国家标准的要求;三是评价企业已经建立的标准体系是否具备持续改进机制。
9.自我评价的步骤如何?
答:企业对标准体系进行自我评价的步骤是:
1) 成立自我评价小组;
2) 制定自我评价方案;
3) 实施评价方案;
4) 编制评价报告并对评价结果进行处置。
10.评价小组应由什么人员组成?
答:首先是评价组长,一般应由企业标准化主要管理人员担任,评价组成员一般应由企业标准化办公室领导和各部门有关人员组成。评价组成员必须熟悉企业生产、经营、管理活动及相关标准,并有一定的专业知识和协调、表达能力。若评价组成员整体没有完全具备评价所需要的技能和知识,也可以聘请外部专家来解决。
11. 自我评价的依据和方法是什么?
答:自我评价的依据有三方面:
一是《企业标准体系》系列国家标准;
二是相关的法律、法规及强制性标准;
三是国家标准化管理委员会颁发的《企业标准体系评价评分表》。这里特别要说明的是,要采用国家标准化管理委员会2004年月日发布的《评分表》而不要采用GB/T 19273—2003《企业标准体系 评价与改进》中的评分表。GB/T 19273D在2003年批准发布后,经全国一批企业开展标准化良好行为试点,发现其规定有不合理之处,国家标准化管理委员会及时进行修订,以红头文件的形式发布了新的评价分评价的具体操作办法主要是在审核标准资料和现场了解情况的基础上,对照《评分表》,逐项进行对照检查和打分,并做好记录。评价结果要编制成为评价报告。评价报告要报企业最高管理者或其代表批准,并分发至包括所有受评方及标准化管理相关的各有关部门。
12.评价后要做些什么?
答:自我评价的目的是推动企业标准体系的持续改进,为此,在评价后,对发现的问题和不合格项,应提出改进或预防措施。改进或预防措施应包括采取和实现的期限。在实施改进和预防措施后,要按要求进行检查和验证,确保改进和预防措施得到贯彻和落实。
经过自我评价并进行持续改进的企业,可根据企业的需要,向省质量技术监督局申请标准化良好行为企业的确认。