企业标准化文件的构成和整合
1.企业标准化管理文件包括什么内容？
答：企业标准化管理手册包括两方面的内容。一是GB/T 15496 中有关企业标准化管理文件：企业标准化方针、目标，标准化管理机构和人员设置，标准化培训，各级人员的标准化职责规定，标准化规划、计划、标准化信息管理规定，制、修订标准规定，标准实施及实施标准监督检查规定，采用国际标准规定，企业标准体系评价和改进规定等，二是编制企业标准体系表及其配套文件。
企业标准化管理文件可以是单独一个标准，也可以由一组标准化管理文件组成系列标准。下面给出一组标准化管理系列标准的目录，以供企业参考：
1、 Q/××× 管 00 001 企业标准化管理规定
2、 Q/××× 管 00 002 企业标准制定、修订管理办法
3、 Q/××× 管 00 003 企业标准格式和内容安排
4、 Q/××× 管 00 004 企业标准体系结构图
5、 Q/××× 管 00 005 企业标准代码编制办法
6、 Q/××× 管 00 006 企业标准化培训管理办法
7、 Q/××× 管 00 007企业标准化信息管理办法
8、 Q/××× 管 00 008 企业标准体系持续改进管理办法
企业有了标准化管理文件，便要在这些文件的指导下，发动各部门各车间对原有标准文件进行一次认真的清理，在清理的基础上，建立健全企业标准体系文件。
2.企业标准体系文件如何构成？
答：企业标准体系文件从其来源，可划分为三个组成部分：一是外来标准（包括国家标准、行业标准、地方标准和有关的技术法规文件等）；二是各认证体系（包括ISO 9000质量管理体系、环境保护认证体系和职业健康安全认证体系等体系）标准；三是除上述两部分之外的企业各有关标准文件等。
3.在企业标准体系建设过程中，对外来标准如何整合？
答：具体来说，要做好三件事：
一是查一查企业执行的这些外来标准是否是有效版本，及时更新，确保版本的有效性。近年来国家标准更新的速度很快，企业要特别留心所执行的必须是有效的版本，如果外来标准已更新，要及时进行更新。
二是要查一查执行的外来标准是否完整、齐全，以补充完善。有没有一些国家标准、行业标准、地方标准或有关的技术法规对企业是需要的（特别是强制性标准和法规）而企业还没有执行，有的话，要补充进来，以充实企业的技术基础。
三是编号。凡是企业需要执行的外来标准，要纳入企业标准体系中，“纳入”的标示办法就是编号——按企业标准的统一编号办法给予编号，“双编号”编在企业标准体系明细表中就可以了。
请注意，纳入企业标准体系的外来标准并非越多越好。纳入还是不纳入的依据是企业是否执行，凡是需要执行的就要纳入，仅作为参考的则应存放到资料库中去。否则，企业标准体系中的文件很多，但没有用到反而给管理带来不便。
4.对质量管理体系等认证体系的文件如何整合？
答：允许有不同的做法，这里介绍一个最简单的办法，就是实行双编号管理。即首先对这些认证体系的文件进行一次认真的检查，如果需要修订则进行修订，如果这些体系的文件都属有效，则把其纳入企业标准体系就可以了。纳入的办法是实行双编号。编号办法与上面提到的对外来标准的办法相同。
需要指出的是，如果质量管理等认证体系的文件是采用“手册”的办法编成，即一体手册中有许多内容，则不宜把整体手册只作为一个标准文件，而应进行适当的拆分，即按其内容把其分成若干个标准进行编号，否则，标准的内容在明细表中很难体现和反映出来。
5. ISO 9000 质量管理体系文件格式是否需要重新编写？
答：ISO 9000质量管理体系文件的格式一般不按照GB/T 1.1的要求编写，不符合标准体系的文件编写格式要求，因而，有的企业对其进行规范改写，这当然是可以的，但考虑到这样做工作量很大，而且作为标准来说，更重要的是其内容而非格式，重新编写后原有文件又继续存在，在企业内形成相同内容的两套文件反而有所不便，因而，现在普遍的做法是保留原有文件的格式，等到该文件需要修改时再按标准文件的统一格式修订，以逐步地实现标准文件格式的统一。这种做法，较受企业欢迎。
6.质量管理认证体系的文件可否不纳入标准体系中？
答：不可以。这是因为，质量管理内容是企业标准的重要组成部分，在企业标准体系中若没有质量管理的内容，等于标准体系严重缺失，是不足取的。
7.除外来标准和认证体系外的标准如何整合和制修订？
答：办法是首先进行一次认真的清理。对原有的标准或文件，依据实际情况，分别进行处理——内容已失效该淘汰的宣布作废淘汰；内容有欠缺需要补充修订完善的则予修订；有矛盾或重复需要合并的则进行合并；应有而未有的则作出计划，分期分批制定新的标准。
8.企业标准数量是否越多越好？
答：企业在产品的实现过程中必然会运用大量的标准，标准之间又是互相联系的，建立企业标准体系的目的是满足企业生产、经营和服务活动的需要，因而，完整、齐全、够用就行，而并非越多越好。对同一技术事项或管理事项来讲，或者对一个部门某个工作岗位来讲，标准多了往往会使执行者无所适从，或会重复增加一些记录报表，增加不必要的工作量。另外，标准数量过多会使查阅不方便。所以，有必要对零散的、各自为政的、不够协调的标准及管理系统加以整理改造，减少不必要的重复或多样化，扩大标准的适用范围，以最少量的标准去覆盖最大的范围，把标准整合成科学的、高效的体系。实际上有些企业的标准数量仅300多个也通过标准化良好行为AAAA企业的确认。
9.企业标准是否由企业标准化办事机构统一编写？
答：企业标准凡涉及全企业使用的，一般应由企业标准化办事机构（标准化办公室、标准化部或标准化科）负责编写制定，其他各部门各车间使用的标准则应根据“谁使用标准谁制定标准”的原则，由各部门各车间负责编写制定，而不要由企业标准化办事机构“包打天下”即统揽标准编写制定工作。
10.为什么要“谁使用标准谁制定标准”？
答：其道理：一是标准的使用者最了解标准的编写要求，由他们编写制定可提高标准的编写水平，二是各部门各车间自己负责制定标准才会更加珍惜这些标准（因为是他们心血的结晶），才会更自觉地使用这些标准。有些企业由公司标准化办公室负责编写制定所有标准，结果一些涉及部门车间使用的标准，有关的部门车间将其束之高阁，实不足取。
11.企业制修订标准如何立项？
答：制定标准的第一个程序是立项，可采用“自下而上”和“自上而下”相结合的办法。“自下而上”即是各标准使用部门（包括车间）根据他们的需要，向公司标准化办公室（部或科）提出立项申请，由标准化办公室协调并报领导批准，下达“标准制定立项通知书”或“不予立项通知书”。“自上而下”即是公司标准化办公室根据需要，经领导批准，给有关部门或车间指令性地下达标准编写制定任务。
12.制定企业标准要经过什么程序？
答：标准是规范性文件，要在实践中严格认真地执行，因此，编写制定标准是一项十分严肃的工作，为确保标准的编写质量，标准的编写要有规范、严格的程序，GB/T 15496 第10章第3条对此作出规定，其要求通俗地讲就是要“三稿定标”，即在调查研究的基础上写出第一稿后要发出去征求意见，对返回意见分析研究，编写出第二稿即送审稿，由标准化办公室组织审查，可采用会审或函审的办法，经审查通过的标准送审稿，起草单位应根据审查意见修改，编写出第三稿即标准报批稿及相关文件“标准编制说明”、“审查会议纪要”、“意见汇总处理表”，再报企业法定代表人或其授权的管理者批准发布。
13.企业标准一定要由企业法定代表人发布吗？
答：企业标准要由企业法定代表人或其授权的管理者批准发布，而不能由标准化办公室批准发布，这是因为，只有企业法定代表人或其授权的管理者才有资格批准发布企业标准，特别是企业的产品因要到质量技术监督局备案并具有法律效力，只有法定代表人才具有批准发布的资格。标准经企业法定代表人批准发布后由企业标准化办事机构编号、公布。
14.建立企业标准体系要遵循什么原则？
答：在建立企业标准体系特别是在编写标准的过程中，要遵循这么几条原则：一是目的性原则。做任何事情都应有明确的目标，制定标准建立企业标准体系是为了满足实现企业目标的需要，因而，要根据企业的实际需要有针对性地制定标准和建立标准体系；二是系统性原则。企业中的标准相互关联，相互作用，有机联系，构成一个整体，因而，在建立标准体系中，要考虑标准的纵向结构和横向结构，可从产品或服务实现的全过程，包括人、机、料、法、环，以及包括人流、物流、信息流和资金流的全方位管理来考虑，使标准体系构成一个完整的系统；三是结构性原则。企业标准体系一般按层次结构来划分，在建立标准体系、制定标准的过程中要考虑其层次内容的划分，高层次的标准主要是基础性标准，其对低层次的标准具有制约和指导作用，大量个性化的标准应当是在底层，低层次的诸项标准可以上升为高层次的单项标准；四是协调原则。企业内的标准应相互兼容、协调、统一，避免矛盾、重复或交叉，包括上层次与下层次的标准，同一层次内的标准，也包括技术标准、管理标准和工作标准体系的标准都应相互协调，也包括所有标准应避免内容相互“打架”或重复，并不得违反国家的法律、法规和强制性标准的规定，等等。
答：企业标准化管理手册包括两方面的内容。一是GB/T 15496 中有关企业标准化管理文件：企业标准化方针、目标，标准化管理机构和人员设置，标准化培训，各级人员的标准化职责规定，标准化规划、计划、标准化信息管理规定，制、修订标准规定，标准实施及实施标准监督检查规定，采用国际标准规定，企业标准体系评价和改进规定等，二是编制企业标准体系表及其配套文件。
企业标准化管理文件可以是单独一个标准，也可以由一组标准化管理文件组成系列标准。下面给出一组标准化管理系列标准的目录，以供企业参考：
1、 Q/××× 管 00 001 企业标准化管理规定
2、 Q/××× 管 00 002 企业标准制定、修订管理办法
3、 Q/××× 管 00 003 企业标准格式和内容安排
4、 Q/××× 管 00 004 企业标准体系结构图
5、 Q/××× 管 00 005 企业标准代码编制办法
6、 Q/××× 管 00 006 企业标准化培训管理办法
7、 Q/××× 管 00 007企业标准化信息管理办法
8、 Q/××× 管 00 008 企业标准体系持续改进管理办法
企业有了标准化管理文件，便要在这些文件的指导下，发动各部门各车间对原有标准文件进行一次认真的清理，在清理的基础上，建立健全企业标准体系文件。
2.企业标准体系文件如何构成？
答：企业标准体系文件从其来源，可划分为三个组成部分：一是外来标准（包括国家标准、行业标准、地方标准和有关的技术法规文件等）；二是各认证体系（包括ISO 9000质量管理体系、环境保护认证体系和职业健康安全认证体系等体系）标准；三是除上述两部分之外的企业各有关标准文件等。
3.在企业标准体系建设过程中，对外来标准如何整合？
答：具体来说，要做好三件事：
一是查一查企业执行的这些外来标准是否是有效版本，及时更新，确保版本的有效性。近年来国家标准更新的速度很快，企业要特别留心所执行的必须是有效的版本，如果外来标准已更新，要及时进行更新。
二是要查一查执行的外来标准是否完整、齐全，以补充完善。有没有一些国家标准、行业标准、地方标准或有关的技术法规对企业是需要的（特别是强制性标准和法规）而企业还没有执行，有的话，要补充进来，以充实企业的技术基础。
三是编号。凡是企业需要执行的外来标准，要纳入企业标准体系中，“纳入”的标示办法就是编号——按企业标准的统一编号办法给予编号，“双编号”编在企业标准体系明细表中就可以了。
请注意，纳入企业标准体系的外来标准并非越多越好。纳入还是不纳入的依据是企业是否执行，凡是需要执行的就要纳入，仅作为参考的则应存放到资料库中去。否则，企业标准体系中的文件很多，但没有用到反而给管理带来不便。
4.对质量管理体系等认证体系的文件如何整合？
答：允许有不同的做法，这里介绍一个最简单的办法，就是实行双编号管理。即首先对这些认证体系的文件进行一次认真的检查，如果需要修订则进行修订，如果这些体系的文件都属有效，则把其纳入企业标准体系就可以了。纳入的办法是实行双编号。编号办法与上面提到的对外来标准的办法相同。
需要指出的是，如果质量管理等认证体系的文件是采用“手册”的办法编成，即一体手册中有许多内容，则不宜把整体手册只作为一个标准文件，而应进行适当的拆分，即按其内容把其分成若干个标准进行编号，否则，标准的内容在明细表中很难体现和反映出来。
5. ISO 9000 质量管理体系文件格式是否需要重新编写？
答：ISO 9000质量管理体系文件的格式一般不按照GB/T 1.1的要求编写，不符合标准体系的文件编写格式要求，因而，有的企业对其进行规范改写，这当然是可以的，但考虑到这样做工作量很大，而且作为标准来说，更重要的是其内容而非格式，重新编写后原有文件又继续存在，在企业内形成相同内容的两套文件反而有所不便，因而，现在普遍的做法是保留原有文件的格式，等到该文件需要修改时再按标准文件的统一格式修订，以逐步地实现标准文件格式的统一。这种做法，较受企业欢迎。
6.质量管理认证体系的文件可否不纳入标准体系中？
答：不可以。这是因为，质量管理内容是企业标准的重要组成部分，在企业标准体系中若没有质量管理的内容，等于标准体系严重缺失，是不足取的。
7.除外来标准和认证体系外的标准如何整合和制修订？
答：办法是首先进行一次认真的清理。对原有的标准或文件，依据实际情况，分别进行处理——内容已失效该淘汰的宣布作废淘汰；内容有欠缺需要补充修订完善的则予修订；有矛盾或重复需要合并的则进行合并；应有而未有的则作出计划，分期分批制定新的标准。
8.企业标准数量是否越多越好？
答：企业在产品的实现过程中必然会运用大量的标准，标准之间又是互相联系的，建立企业标准体系的目的是满足企业生产、经营和服务活动的需要，因而，完整、齐全、够用就行，而并非越多越好。对同一技术事项或管理事项来讲，或者对一个部门某个工作岗位来讲，标准多了往往会使执行者无所适从，或会重复增加一些记录报表，增加不必要的工作量。另外，标准数量过多会使查阅不方便。所以，有必要对零散的、各自为政的、不够协调的标准及管理系统加以整理改造，减少不必要的重复或多样化，扩大标准的适用范围，以最少量的标准去覆盖最大的范围，把标准整合成科学的、高效的体系。实际上有些企业的标准数量仅300多个也通过标准化良好行为AAAA企业的确认。
9.企业标准是否由企业标准化办事机构统一编写？
答：企业标准凡涉及全企业使用的，一般应由企业标准化办事机构（标准化办公室、标准化部或标准化科）负责编写制定，其他各部门各车间使用的标准则应根据“谁使用标准谁制定标准”的原则，由各部门各车间负责编写制定，而不要由企业标准化办事机构“包打天下”即统揽标准编写制定工作。
10.为什么要“谁使用标准谁制定标准”？
答：其道理：一是标准的使用者最了解标准的编写要求，由他们编写制定可提高标准的编写水平，二是各部门各车间自己负责制定标准才会更加珍惜这些标准（因为是他们心血的结晶），才会更自觉地使用这些标准。有些企业由公司标准化办公室负责编写制定所有标准，结果一些涉及部门车间使用的标准，有关的部门车间将其束之高阁，实不足取。
11.企业制修订标准如何立项？
答：制定标准的第一个程序是立项，可采用“自下而上”和“自上而下”相结合的办法。“自下而上”即是各标准使用部门（包括车间）根据他们的需要，向公司标准化办公室（部或科）提出立项申请，由标准化办公室协调并报领导批准，下达“标准制定立项通知书”或“不予立项通知书”。“自上而下”即是公司标准化办公室根据需要，经领导批准，给有关部门或车间指令性地下达标准编写制定任务。
12.制定企业标准要经过什么程序？
答：标准是规范性文件，要在实践中严格认真地执行，因此，编写制定标准是一项十分严肃的工作，为确保标准的编写质量，标准的编写要有规范、严格的程序，GB/T 15496 第10章第3条对此作出规定，其要求通俗地讲就是要“三稿定标”，即在调查研究的基础上写出第一稿后要发出去征求意见，对返回意见分析研究，编写出第二稿即送审稿，由标准化办公室组织审查，可采用会审或函审的办法，经审查通过的标准送审稿，起草单位应根据审查意见修改，编写出第三稿即标准报批稿及相关文件“标准编制说明”、“审查会议纪要”、“意见汇总处理表”，再报企业法定代表人或其授权的管理者批准发布。
13.企业标准一定要由企业法定代表人发布吗？
答：企业标准要由企业法定代表人或其授权的管理者批准发布，而不能由标准化办公室批准发布，这是因为，只有企业法定代表人或其授权的管理者才有资格批准发布企业标准，特别是企业的产品因要到质量技术监督局备案并具有法律效力，只有法定代表人才具有批准发布的资格。标准经企业法定代表人批准发布后由企业标准化办事机构编号、公布。
14.建立企业标准体系要遵循什么原则？
答：在建立企业标准体系特别是在编写标准的过程中，要遵循这么几条原则：一是目的性原则。做任何事情都应有明确的目标，制定标准建立企业标准体系是为了满足实现企业目标的需要，因而，要根据企业的实际需要有针对性地制定标准和建立标准体系；二是系统性原则。企业中的标准相互关联，相互作用，有机联系，构成一个整体，因而，在建立标准体系中，要考虑标准的纵向结构和横向结构，可从产品或服务实现的全过程，包括人、机、料、法、环，以及包括人流、物流、信息流和资金流的全方位管理来考虑，使标准体系构成一个完整的系统；三是结构性原则。企业标准体系一般按层次结构来划分，在建立标准体系、制定标准的过程中要考虑其层次内容的划分，高层次的标准主要是基础性标准，其对低层次的标准具有制约和指导作用，大量个性化的标准应当是在底层，低层次的诸项标准可以上升为高层次的单项标准；四是协调原则。企业内的标准应相互兼容、协调、统一，避免矛盾、重复或交叉，包括上层次与下层次的标准，同一层次内的标准，也包括技术标准、管理标准和工作标准体系的标准都应相互协调，也包括所有标准应避免内容相互“打架”或重复，并不得违反国家的法律、法规和强制性标准的规定，等等。